Excel中快速插入系统时间与日期

在用Excel进行报表处理时，经常需要在表格的前端或者末尾输入当天的时间与日期。若用数字输入的话显得比较繁琐。其实可以这样来快速输入：首先选中需要时间的单元格，同时按下“Ctrl+Shift+；”组合键即可；若要输入系统日期则按下“Ctrl+；”组合键即可。

彻底隐藏Excel工作表

在Excel中可以通过执行“格式→工作表→隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来，在未执行进一步的工作簿设置的情况下，可以通过执行“格式→工作表→取消隐藏”来打开它。其实还可以通过通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。按下“Alt+F11”组合键进入VBA编辑窗口，在左侧选中需要隐藏的工作表，按下F4键打开“属性”对话框，切换到“按分类序”标签分页，将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。这样就将选定的工作表隐藏起来，且“取消隐藏”也不起作用，这样就能彻底隐藏工作表了。将Visable值改还原即可取消隐藏。

Word文档快速变为PPT

许多场合我们需要把在Word中编辑好的文档制作成PPT演示文稿，用复制、粘贴的方法就显得有些麻烦了，特别是对于很长的Word文档更是如此。这里有更为简便的办法可以做到：依次单击“文件→发送到→Microsoft Office PowerPoint”即可，最后再在PPT中对发送过来的文档进行适当的排版，这种方法十分快捷。

Word中妙用“+”、“-”号绘制表格

在Word中绘制表格我们一般都用插入表格来实现，其实也可利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作，首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后回车便可马上得到一个只有一行的表格，将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行实现绘制多行的表格。

小提示：该方法其实利用的是Word的“自动套用格式”功能， “+”号表示下面将产生一列线条，而“-”号起到连线的作用。另外不光是“-”和“+”配合可以制表，用“空格”、“=”和“+”配合同样也可以制表。

Word中为文本加上划线

在用word进行日常的办公文档处理中，有时候需要在输入的文本的上面加上划线，可以用域来手动实现给文字加上画线。首先按下“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符“{}”中输入“EQ xto(Y)”, （这里的“Y”代表你输入的文本，可以是文字和字母），最后按F9更新一下域代码即可。

Excel 圈注表格中的无效数据

数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。

选中某列（如B列），单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息

大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息，既不方便打印又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。解决方法是：

打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。

计算时，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

两个日期之间的天数、月数和年数

计算两个日期“1995-5-12”和“2006-1-16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式：“=DATEDIF(A1,C1,"d")”，其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期，“d”表示天数，换为“m”或“y”就可以计算两个日期相差的月数和年数了。

PPT中的自动缩略图效果

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：

新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft PowerPoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合你的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

Word字号大小快速调

在Word中要改变字体的大小，一般的方法是先选中指定文字，然后通过“格式”工具栏中的“字号”来改变；也可以直接在“字号”中输入字号大小来改变，这种方法还可以突破5-72磅字号的限制。更为快捷的方法是用组合键“Ctrl+Shift+”来进行调节，前者为减小字号，后者为增加字号。使用这种方法可以实时看到所得到的字号的大小，比直接输入字号来调节要直观些。

Excel中的另类求和方法

在Excel中对指定单元格求和，常用的方法有两种,一是使用SUM，一般用于对不连续单元格的求和，另一方法是使用Σ，用于对连续单元格的求和。在有些情况下如果使用组合键“Alt+=”，会显得更方便。

先单击选中放置和的单元格，再按下组合键“Alt+=”，用鼠标单击所要求和的单元格，被选中的单元格即呈选中状态，这时可配合Shift键选取连续的多个单元格，或者配合Ctrl选取任意不连续单元格，使用Ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和，单元格选取完成后按回车键即可。这种方法在某些特殊场合十分有用。

Word也能实现“条件格式”

我们知道，Excel提供了一个非常实用的“条件格式”功能，可以为某些符合特定条件的单元格设置特殊的格式，但遗憾的是Word中却并未提供这一功能。对于尚未完成的文档，操作起来并不困难，但如果是已经编辑完成的文档，可能就不是那么简单的事情了。下面就教大家具体的实现方法。

如图所示，这是一篇中英文混杂的讲座稿，虽然其中的英文内容并不多，但统一化的“宋体小四”格式，让英文字符看起来很不舒服，毕竟英文内容就应该使用英文格式。

解决任务的思路是借助“查找和替换”来间接实现条件格式功能，操作步骤如下：

第1步：调出“查找和替换”对话框

这里要说明的是，我们从“格式”菜单下是找不到设置条件格式相关选项的，Word毕竟与Excel有所不同。正确的步骤是从“编辑”菜单的格式菜单下选择“查找”或“替换”命令，这两条命令都可以打开“查找和替换”对话框，前者是默认显示“查找”标签页，后者是默认显示“替换”标签页，操作更方便一些。

第2步：设置条件

如果整篇文档中只有很少的几个英文单词，那么设置起来并不复杂，最多手工设置后通过“格式刷”的功能复制一下就可以了。但现在我们的目的是为文档中的所有英文内容设置特定的格式，而且文档中的英文内容非常繁复，手工操作显然并不现实。

仍旧按照常规的方法进行操作，首先将光标定位在“查找内容”框，然后在“特殊字符”下拉菜单中选择“任意字母”，也可以手工输入“^$”。接下来，将光标定位在“替换为”框，然后在“格式”下拉菜单中选择“字体”或其他选项进行设置，例如笔者在这里将所有英文内容的格式设置为Arial Unicode MS字体、大小11磅、不加粗、不倾斜、字体颜色为蓝色，目的是为了便于与中文内容区别开来。

第3步：确认替换

完成上述设置后，单击“全部替换”按钮即可将文档中的所有英文内容设置为特定的格式，现在看起来就清晰多了。当然，如果你不满意，可以重新打开“查找和替换”对话框进行设置，这里就不再多介绍，感兴趣的朋友不妨自行试验。

小提示：使用通配符实现“条件格式”

上述功能我们还可以使用通配符来实现，在“查找内容”框中输入“[a-z,A-Z]”，这行代码的含义是查找所有英文字符，“a-z”表示所有小写的英文字符，“A-Z”表示所有大写的英文字符，“替换为”仍旧按照前面的格式进行设置，但关键是要将搜索选项中的“使用通配符”复选框选中，最后单击“全部替换”按钮即可完成。

让Excel文件备份更省心

我们工作用的Excel文件往往含有重要数据，备份它的重要性不言而喻。虽然Excel提供了备份的方法，但备份的文件与原文件处于同一文件夹中，如果该文件夹被误删除，后果不堪设想。那么有没有方法让Excel在不同的文件夹自动生成备份呢？答案是肯定的，下面介绍具体方法。

我们可以用VBA编写简单的宏代码来实现备份功能，同时还能做到：

1．在保存Excel文件时自动生成备份；

2．保存Excel文件时提示是否备份；

3．原始文件和备份文件互为备份。即编辑原始文件时，将在备份文件夹生成备份文件；编辑备份文件时，将以原始文件为备份。

一、设置宏安全性

选择“工具→宏→安全性”菜单，将安全级别设为“低”。这样，VBA代码才可以执行。二、输入VBA代码

1.打开需要备份的Excel文件，右击任一工作表标签，选择“查看代码”，或选择“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单，打开Visual Basic编辑器。

2.在“工程”窗口中双击“ThisWork book”，此时VBA编辑器标题变为：Microsoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代码)]。

3.将以下代码输入到“代码”窗口中：

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

指定Excel文件的路径

　　XlsFilePath = "D:"

　　'指定备份路径

BackupXlsFilePath = "E:"

If ThisWorkbook.Path = XlsFilePath Then

ExcelFilePath = BackupXlsFilePath

ExcelFilePath = XlsFilePath

　End If

'提示是否备份

　　Response = MsgBox("保存时是否备份当前Excel文件？" & vbCr & "备份位置：" & ExcelFilePath, vbYesNo, "提示备份")

If Response = vbYes Then ' 用户按下“是”

　'两个Excel文件相互备份

　　ThisWorkbook.SaveCopyAs Filename:=ExcelFilePath & "" & ThisWorkbook.Name　　End If     End Sub

说明：XlsFilePath = "D:"和Backup XlsFilePath = "E:"分别指定了正在编辑的Excel文件和备份文件的路径，可以将其中的“D:”和“E:”（不含引号）分别更换成实际的路径。在输入文件路径时一定要注意以下几点：

1.确保路径正确无误，如果输入错误或指定的文件夹不存在，将出现错误；　　

2.盘符要大写； 　

3.路径的后面不要加上“”，如“F:备份2006”不能写成“F:备份2006”。

三、执行

　当前Excel文件编辑完成后，只要单击“保存”按钮，Excel都会提示是否备份。选择“是”将在指定的文件夹生成一个同名的备份文件，并保存当前文件。选择“否”则只保存当前文件而不做备份。

Word中快速交换段落位置

在Word文档编辑中，经常遇到需要将文档的前后两段的位置进行交换，通常情况下可以用“复制”和“粘贴”来达到目的，也可以先选中需要交换的文本后按住Shift键拖动鼠标进行移动。其实也可以这样来操作：先选中需要交换的文本，然后按住“Shift+Alt”组合键，配合键盘上的上下方向键进行上下移动就可快速交换文本段落的位置。

在一个含有大量图片的文档中，如须对图片进行浏览或编辑，快速定位图片对象就显得非常重要了。通常情况下，我们会采用拖动滚动条或滑动鼠标滚轮的方式来查找并定位图片。这显然不是一种快捷的方法。其实，我们可以打开所需文档，在垂直滚动条上单击“选择浏览对象”图标（位于两个双向箭头图标中间带圆点的图标），在弹出的窗口中单击“按图形浏览”选项即可。这样，通过单击垂直滚动条上的两个双向箭头图标就可以快速定位图片对象。想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？选中要删除的单元格区域，然后按下“Ctrl+ -（减号）”组合键，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。

Word中快速删除表格

在Word里，需要删除文稿中的表格时，用鼠标点击表格后，再按Del键这样的常规方法只能删除表格中的文字内容，而要删除掉表格本身还要多费一番功夫，其实只要在选中表格时，直接按BackSpace键就可以快速直接删除掉当前选择的表格。

巧用字体获取运动会图标

学校开运动会，要制作各个运动项目的图标，笔者偶然发现用Athletes字体可以轻松获取。去http://font.knowsky.com/down/4708.html下载得到Athletes字体的压缩文档，解压后得到Athlets.ttf文件；依次单击“开始→设置→控制面板”，双击“字体”项，打开字体文件夹，然后依次单击“文件→安装新字体”，在弹出的“添加字体”窗口中，指定Athlets.ttf文件按“确定”即可。打开Word，输入ABCD（大写字母），把字体设置为Athletes，就可以看到不同的英文字母对应着不同的运动会图标；如果嫌图标不够大，可以直接在字号中输入字号大小，比如400，具体大小依据实际情况而定。

Word中快速插入公司Logo

在编制公司合同、简介之类的办公文档时，我们会经常需要插入公司的Logo图片。而一般情况下这都是使用“插入”菜单中的相关命令来实现的，这多少有些麻烦。那么，有没有更快速的方法呢？有！具体设置如下：首先将公司的Logo图片插入到文档中并选中它，然后，单击“工具→自动更正选项”，在“自动更正”标签页中的“替换”文本框中键入“logo”（不包括引号）并单击“确定”。这样，以后只要在文档中键入“logo”就能快速插入公司的Logo图片了。

Excel录入时自动切换输入法

在Excel单元格中，经常遇到中英文交替输入的情况，如A列输入中文而B列却输入英文，这时就要在中英文输入法之间反复切换，这样非常麻烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法，选中需要输入中文的列，执行菜单“数据→有效性”，在“数据有效性”中切换到“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“打开”，确定退出。接着选择需要输入英文的列，同样打开“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，确定后退出即可。

Excel中粘贴时避免覆盖原有内容

在工作表中进行复制或移动操作时，粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容，怎样避免这一现象呢？首先选中要复制或移动的单元格，单击复制或剪切按钮，选中要粘贴的起始单元格，按下“Ctrl+Shift+ +”组合键，在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向，单击“确定”按钮就可以了。

绘图画布请走开

在Word2003中，当我们用绘图工具绘制图形或者用“插入”法插入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹出一个绘图画布，其中有“在此处创建图形”的提示，我们绘制的图形或插入的文本框必须局限在其中。如何取消这个画布的限制呢？依次单击“工具→选项”，选中“常规”选项卡，取消“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”前的钩即可。这样插入图形就可以随心所欲了。

将计算器搬到Excel中

在用Excel编辑文档时，有时需要计算一些数据的数值（加减乘除都可能要用到），这时都是点击“开始”→“程序”→“附件”再点击计算器，如果每次都这样操作的话就很麻烦。其实我们可以将计算器搬到Excel中，直接添加在Excel的工具栏上。具体操作方法如下：

首先打开Excel，点击视图菜单的“工具（T）”，然后点击“自定义（C）”，再点击自定义（C）窗口中的命令选项栏。 在类别列表中，点击“工具”，在命令（D）列表中，点击自定义（旁边有个灰色计算器图标）。将所选的命令从命令列表中拖至工具栏中（当你看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，松开鼠标即可）。点击关闭，退出Excel。现在重新打开Excel，点击刚刚添加的按钮，在Excel中就出现了计算器。

Excel 圈注表格中的无效数据

数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。

选中某列（如B列），单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息

大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息，既不方便打印又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。解决方法是：

打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。

计算时，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

两个日期之间的天数、月数和年数

计算两个日期“1995-5-12”和“2006-1-16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式：“=DATEDIF(A1,C1,"d")”，其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期，“d”表示天数，换为“m”或“y”就可以计算两个日期相差的月数和年数了。

PPT中的自动缩略图效果

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：

新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft PowerPoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合你的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

用参数控制Word启动

如果在Word遇到问题时可尝试着用以下的方式启动Word：单击“开始→运行”，然后输入Word所在路径及参数确定即可运行，如“"C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11winword.exe" /n”（不含外侧双引号），这些常用的参数及功能如下：

启动Word后不创建新的文件。 　　禁止插件和通用模板自动启动。

禁止自动执行的宏。

启动一个新Word进程，独立于正在运行的Word进程。

启动Word，然后调用Netmeeting。

不显示启动画面。　　除了可以在“运行”中输入运行外，对于常需用到的参数，也可以在系统桌面创建Word的快捷方式，在快捷图标上右击，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可，另外按住Ctrl键,双击Word快捷图标,可以安全模式启动Word。

让幻灯片听我的

一大群与会人员正襟危坐，你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。

从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或是上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从工具菜单下打开“选项→视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。

用多窗口修改编辑Excel文档

如果要比较、修改Excel中不同单元格间的数据，而单元格又相距较远的话，来回拖动鼠标很是麻烦。我们可以用多窗口来进行比较，依次单击“窗口→拆分”，Excel便自动拆分成四个窗口，每个窗口都是一个独立的编辑区域，我们在浏览一个窗口的时候，不影响另外一个窗口。在Word中对长文档的修改比较繁琐，也可以用这种方法将窗口进行拆分。要取消多窗口，双击分隔线或者依次单击“窗口→取消拆分”即可。

Word文档行距快速改

在Word中，我们可以通过下列组合键来快速改变段落行距：“Ctrl+1”组合键将光标所在段落设为单倍行距；“Ctrl+2”组合键将光标所在段落设置为双倍行距；“Ctrl+5” 组合键设置为1.5倍行距；而“Ctrl+0”组合键则设置为段间距12磅。

Word表格也能“缩小字体填充”

我们知道，在Excel中有一个“缩小字体填充”功能非常实用，向单元格中输入文字时，可以自动调整文字间距和大小以适应单元格。其实在Word 2003的表格单元格中也能实现类似功能。首先选中该单元格，执行菜单“表格→表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中的“表格”选项卡中单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话框，取消“自动重调尺寸以适应内容”复选框的钩。接着切换到“单元格”选项卡，单击“选项”按钮，在弹出的“单元格选项”对话框中勾选“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字，还可以把单元格边距全都设为“0”。设置完成后，单击“确定”按钮退出“表格属性”对话框即可。

Word中妙用F4功能键

我们知道，在Word2003中要重复性地使用上次操作可以有两种方法：一种是复制，但它只能复制编辑过的文本，另一种就是格式刷，它也只能复制文本的属性。而键盘上的F4功能键，则可以将以上两者的功能合二为一。按下F4键，最后一次的操作将重复一次。例如，你可以重复添加边框或边框中的底纹样式及重复向所选文字添加加粗格式的操作、重复插入文件或图片等等操作，只要一按F4功能键，上次所操作的内容就会“惊现”出来，提高了文本编辑的速度，减少了工作的重复。

Word文档编辑功能全部锁死的应急处理

有时我们使用Word会遇到只能查看而编辑功能全部锁死的Word文档，当需要更改时，用传统的复制粘贴到新文件的方法，必然会引起文件格式的走样，其实这时我们新建一个文件，使用文件菜单下的插入命令，将这一锁定的文件插入当前新文档中，就可以在样式不更改的情况下进行修改了。

公式编辑器3.0乱码问题的解决笔者的电脑升级至Office2003后，在写论文时发现使用公式编辑器3.0进行公式编写时积分、累加等符号在输入后显示为乱码，在其他电脑上输入正常的公式，在自己机器上刚打开还正常显示，但点击进入编辑后就又变成乱码，重装公式编辑器和Office均不能解决问题，从网上得到的启示是字体文件损坏，但从正常的电脑上共享其Fonts目录，安装字体，故障依旧。自己用的这套Office2003在别的电脑上安装使用又一切正常。经过2天思考，认为问题仍应出在字符集的转换显示上，在进入公式编辑器中，点击"样式"，选择"定义"。点击后出现对话框。在将所有设置更改为表中所示的各种字体后，故障解决。

公式编辑器的自定义设置(详见ＦＱＡ)

快速切换Excel工作表

如果一个Excel工作簿中有大量的工作表，要是一个一个去切换查找很麻烦。其实可以在工作表标签左侧的任意一个按钮上右击，在弹出的工作表下拉列表中选中需要切换的工作表即可快速切换到该工作表。另外也可以按下“Ctrl+PageDown”组合键从前往后快速按顺序在各个工作表之间切换，按下“Ctrl+PageUP”组合键可从后往前依次快速地在各个工作表之间切换，这样也能快捷地切换到需要的工作表。

随心所欲控制Word页码位置

有时候你会发现某些书籍的页码并不是在页眉或者页脚处（例如可能在页面的右边缘），如何才能让页码显示在页面的任意位置呢?可以这样实现：

首先点击“插入”/“页码”菜单项在页眉或者页脚处插入页码，然后用鼠标点击刚生成的页码，直到其周围出现四向箭头，此时你就可以将页码内容拖动到页面的任意位置了。　　注意，如果要修改页面的格式，必须先设置好之后才能将它拖动到其他位置，如果将它拖到页眉或页脚之外的地方，就不能修改页码文字格式了。

不让Excel单元格中的零值显示

如果你在Excel中使用某些函数统计出该单元格的值为零值，它会显示出一个数字“0”，这看上去很不爽，打印出来也会包含这个“0”。怎样才能不让它显示呢？下面以求和函数Sum为例来看看如何不显示零值。

例如，在某工作表中对A2到E2单元格进行求和，其结果填写在F2中，由于结果可能包含0，因此，为让0不显示则在F2单元格中输入计算公式：“=IF(ISNUMBER(A2:E2),SUM(A2:E2),””)”，这样，一旦求出的和为0则不显示出来；还可以这样写公式：“=IF(SUM(A2:E2)=0,””,SUM(A2:E2)”，即如果对A2到E2求和结果为0就不显示，否则显示其结

Excel中巧选择多个单元格区域

在编辑工作表时，如果要选择不相邻的多个单元格或单元格区域，大家通常采用的方法是：选择第一个单元格或单元格区域，然后在按住Ctrl键的同时选择其他单元格或区域。其实，除此之外，Excel还提供了另外一种选择多个单元格区域的方法，笔者感觉更为顺手，该方法是：选择第一个单元格或单元格区域，然后按“Shift+F8”键，并拖动鼠标选中其他不相邻的单元格或区域将它添加到选定区域中。要停止向选定区域中添加单元格或区域，请再次按“Shift+F8”键

Word打印预览状态也能修改文档

经常用Word的“打印预览”来先查看一下要打印的文档是否符合要求，如果在预览时发现文档中有一点文字错误，大家一般是关闭预览窗口，回到编辑状态下修改之后再进行打印，其实在预览状态下，一样可以对文档进行编辑，在预览模式下，默认选中的是“放大镜”功能，我们只要点工具栏上的“放大镜”按钮来取消放大功能，再用鼠标点选需要操作的区域，就可以进行修改了。

将PPT演示文稿保存为图片

大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？

打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”命令，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。

在Word中进行一键粘贴

在Word中，我们经常做的命令就是复制和粘贴。其实在Word中可以实现一键粘贴，这个按键是我们不太常用的Insert(插入)键。在Word的主界面“工具”中选择“选项”，然后进入“编辑”菜单，在“用INS键粘贴”选项前打上钩，之后点击“确定”按钮退出。这样以后在Word中使用INS一个键就可以进行粘贴了，是不是感觉比以前方便了很多？

快速删除英文单词

在几乎所有的文字处理软件中，要删除插入点前的英文单词，可以按住Ctrl键，再按下Backspace键。如果要删除插入点后的单词，可以按住Ctrl键，再按下Delete键。该种删除方法，对中文中的词组同样有效。

重复记录巧删除

当Excel工作表中有重复记录时，可以利用“高级筛选”功能删除重复记录，具体操作是：选中Excel工作表中的所有记录，在“数据”菜单中，指向“筛选”，单击“高级筛选”命令；单击“将筛选结果复制到其他位置”，然后在“复制到”框中，输入单元格引用；选中“选择不重复的记录”复选框，单击“确定”按钮。

快速更新Word表格

如果在一个Word表格中有某一列的合计数，如果下一次，我们还需要用到这张表格，只是更改了其中的几个数字，那么我们是不是还要重新进行合计呢？其实，是不必要重新进行合计的，我们只须选中合计数，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择其中的“更新域”即可，我们马上就会看到合计数已经被更新了。

Excel快速互换两列

在用Excel进行数据处理时，有时候需要将两列数据整体进行交换，通常的办法是在其中一列之前插入一空白列，然后把另一列复制或剪切到空白列，最后把那列删除掉。或者是选中一列后进行剪切，然后再选中另一列后右击选择“插入已剪切的单元格”也能达到目的，但都比较麻烦，可以这样来简化操作：先单击选中一列，移动鼠标到列中第一个单元格的上端横线上，当光标变成“+”字箭头状，按住Shift键不放，直接拖到另一列前（后）面就可以了。该方法对同一工作表中，不管是相邻的还是不相邻的两列都适用。

快速选中包含数据的所有单元格

在Excel中，我们都知道按下“Ctrl+A”组合键或单击全选按钮可选中整个工作表，拖动鼠标也可以选择工作表的某个区域，但在进行报表或者数据处理时，可能只需要选中所有包含数据内容的单元格区域，那该怎么操作呢？可以这样来操作：首先选中一个包含数据的单元格，按下“Ctrl+Shift+*”组合键，即可把所有包含数据的单元格选中。选定的区域是根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。